Dokumentenmanagement für Kanzleien

Für Kanzleien

Mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems DATEV DMS organisieren Sie alle in der Kanzlei  anfallenden Dokumente und beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse.

In DATEV DMS  werden alle Dokumente zentral aufbewahrt und stehen den zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Dies verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich. Darüber hinaus kann bei Rückfragen sofort Auskunft zum momentanen Arbeitsstand gegeben werden, ohne die Informationen erst beim zuständigen Mitarbeiter einholen zu müssen.

DATEV DMS ist ein Workflow-Instrument, das Ihre Prozesse gezielt unterstützt. Das zu bearbeitende Dokument wird digitalisiert und dabei direkt dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Dieser nimmt Änderungen und Notizen direkt in der Datei vor – somit ist immer sichergestellt, dass alle relevanten Informationen bei Aufruf des Dokuments verfügbar sind.

In Kanzleien wird hierdurch der Prozess des Postein- und Postausgangs sowie der laufenden Bearbeitung maßgeblich unterstützt. Ein besonders praktisches Einsatzszenario ist der Bescheidprüfungsprozess, der durch DATEV DMS komfortabel abgebildet wird.

 

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Lösung für Kanzleien

E-Mail Archivierung

Sie wünschen eine Verbesserung Ihrer E-Mail-Ablage innerhalb Ihres Unternehmens? Wir empfehlen Ihnen Mailstore, um die Gewissheit zu haben, dass die gesetzlichen Anforderungen bei der Archivierung Ihrer E-Mails mit recht- und steuerlich relevantem Inhalt erfüllt werden.

Hierfür werden sämtliche E-Mails zentral und strukturiert im E-Mail-Archiv gespeichert und ein Zugriff über Microsoft Outlook ist wie gewohnt möglich.

Mithilfe einer integrierten Recherchefunktion bezüglich Betreff, Absender und Inhalt können Sie auf jede einzelne E-Mail schnell wieder zugreifen.

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E-Mail Archivierung

Unternehmen online

DATEV Unternehmen online schafft individuelle Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Mandanten über die DATEV-Cloud – sowohl in der Finanzbuchführung als auch in der Lohnabrechnung. Profitieren Sie und Ihre Mandanten von den Vorteilen der Digitalisierung.

Die Daten für die Buchführung oder den Lohn werden in der Cloud-Anwendung DATEV Unternehmen online erfasst und zwischen Ihrer Kanzlei und Ihrem Mandanten ausgetauscht. Auf dieser Basis erledigen Sie die Finanzbuchführung oder Lohnabrechnung und erstellen Auswertungen, die Sie dem Unternehmen im Anschluss zur Verfügung stellen.

Nutzen für Kanzlei und Unternehmen

  • Ein System für den kompletten kaufmännischen Prozess und eine Lösung für die Personalabteilung
  • Originalbelege und Dokumente bleiben im Unternehmen – ein revisionssicheres elektronisches Belegarchiv steht jederzeit zur Verfügung
  • Schneller Zugriff auf aussagekräftige und differenzierte betriebs- und personalwirtschaftliche Auswertungen

Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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DATEV SmartTransfer

DATEV SmartTransfer unterstützt Sie beim Empfang und Versand von Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheinen, Gutschriften und jeder Art von Transaktionsdokumenten.

Über das Online-Portal DATEV SmartTransfer versenden Sie Geschäftsdokumente einfach und schnell im jeweiligen Wunschformat Ihres Geschäftspartners. Derzeit können Sie über 200 verschiedene Datenformate versenden – von PDF oder ZUGFeRD über XML bis zu EDIFACT, IDoc und vielen mehr – ohne Änderung an Ihrem Rechnungs- oder Dokumentenerstellungsprogramm. Zudem erhalten auch Sie alle Belege in dem Format, das Sie für eine automatisierte Verarbeitung in Ihrem Unternehmen benötigen. Eingehende Belege lassen sich zusätzlich prüfen, vorkontieren und freigeben. Mit DATEV SmartTransfer gelingt außerdem ein einfacher Austausch mit dem steuerlichen Berater über DATEV Unternehmen online. Belegbilder, Belegsatzdaten und Prüfprotokolle lassen sich direkt aus dem Portal an DATEV Unternehmen online übergeben, und der Steuerberater kann sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen verarbeiten.

Die Vorteile:

  • Geringere Kosten durch bessere Prozesse beim Posteingang und Postausgang
  • Anbindung an alle gängigen Warenwirtschaftssysteme und ERP-Lösungen
  • Unterstützung aller Übertragungskanäle und elektronischen Formate
  • Rechts- und Datensicherheit beim Austausch von Transaktionsdokumenten

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DATEV Lösungen für den Mittelstand

Den ganzen Verkaufsprozess einfach und intuitiv abwickeln, inklusive Archivierung aller Dokumente – für den Einsatz an mehreren Arbeitsplätzen.

DATEV Mittelstand Faktura (ITU) ist eine kaufmännische Software zur Rechnungsschreibung und Dokumentenablage. Geeignet ist sie besonders für kleine und mittlere Unternehmen, deren Buchführung in der Kanzlei erstellt wird.

Ein zentrales Cockpit bietet den Einstieg in alle Tätigkeiten: Kunden- und Lieferantendaten verwalten, Verkaufsbelege erstellen, digitale Belege und Dokumente ablegen. Schnell und einfach können buchungsrelevante Belege und Daten an den steuerlichen Berater, übermittelt werden.

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DATEV Mittelstandslösung

Digitale Signatur

Wir setzen bei der digitalen Signatur auf signoSign.

Mit „signoSign/2“ können Sie PDF-Dokumente erstellen, handschriftlich unterzeichnen und automatisiert weiterverarbeiten. Als Eingabegerät für die eigenhändige Unterschrift können Sie signotec Unterschriftenpads, einen Windows Tablet-PC oder ein Apple iPhone bzw. iPad nutzen.

So können Sie Ihre Prozesse flexibel und kinderleicht digitalisieren. Gleichzeitig erzeugen Sie rechtskonforme und beweissichere elektronische Signaturen (gemäß ISO-Standard) direkt innerhalb Ihres digitalen Dokuments. Eine Prüfung der Integrität des Inhaltes kann demnach jederzeit von jedermann ohne technischen Aufwand stattfinden.

Drucken Sie kein Papier mehr „nur“ für die Unterschrift! Senken Sie Kosten, beschleunigen Sie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und verhindern Sie Missbräuche zuverlässig.

DIGI-BEL

BELEGE VOM MANDANTEN DIREKT IN DIE BUCHHALTUNG

DIGI-BEL, die führende 360° Digitalisierungs-Systemlösung, welche speziell für die Bedürfnisse von Steuerberatern und deren lokal sowie international operierenden Mandanten optimiert wurde. Mit DIGI-BEL´s modular aufgebauter Digitalisierungslösung werden zeit- und kostenintensive analoge Prozesse zur Erfassung, Klassifizierung, Speicherung und Verarbeitung von Buchhaltungsbelegen, durch hocheffiziente digitale Prozesse ersetzt. Mit Hilfe der 360° Module wird der digitale Austausch zwischen Kanzleien und Mandanten enorm erleichtert, ohne den individuellen Workflow des anderen zu beeinflussen.
Die Nutzung bereits vorhandener Endgeräte, sowie der Einsatz universal einsetzbarer Softwaremodule macht es möglich – mit DIGI-BEL in weniger als 24h via Klick & Weg! in das digitale Zeitalter.

Alle Daten werden sicher über die Schnittstelle DATEVconnect online direkt in DATEV-Unternehmen online übergeben.

DIGI-BEL - Unternehmen

DIGI-BEL Steuerberater

Dokumentenmanagement für Unternehmen

ELO – DMS für Unternehmen

Ob Kleinunternehmen, Mittelstand oder Großkonzern – ELO hat für jede Unternehmensgröße das passende Produkt, zugeschnitten auf Sie und Ihre Branche!

Dabei wächst das ELO ECM-System mit Ihrem Erfolg und lässt sich jederzeit an Ihre neuen Anforderungen anpassen.

Mit ELO optimieren Sie Ihre digitalen Geschäftsprozesse, wie Rechnungs-, Vertrags- und Personalmanagement.

Mit ELO können Rechnungen ganz einfach per Mausklick an das DATEV-Steuerbüro übertragen werden. Egal, ob Papierbelege gescannt werden oder Rechnungen per Mail eingehen, mit wenigen Klicks werden die Dokumente digital geprüft und freigegeben. Die ELO Workflows erleichtern das Arbeiten mit sämtlichen digitalen Dokumenten.

Weitere ELO-Funktionen:

  • ELO ECM Suite mit zahlreichen DMS-Funktionalitäten
  • Postbox mit Scan-Funktion
  • Intelligente Dokumentensuche mit Texterkennung
  • Ad-hoc und Standard-Workflows für dokumentenbasierte Prozesse
  • ELO Integration für MS Office (Word, Excel und PowerPoint)
  • ELO Integration für MS Outlook
  • Virtueller PDF- und TIFF-Drucker
  • Vergleich von unterschiedlichen Dokumentenversionen
  • Optimaler Dokumenten- und Datenschutz durch 256Bit AES-Verschlüsselung
  • Schnittstelle zu DATEV Kanzlei Rechnungswesen
  • Schnittstelle zu DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen

 

Weitere Lösungen